議事録をAIで自動作成する手順｜決定事項と宿題を正確に残す

2026-10-15

議事録に必要なのは、会話を短くすることだけではありません。何が決まり、誰が何をいつまでに行うかを共有することが目的です。AIで下書きを作り、人が決定事項を確認する流れにすると、実務で使いやすくなります。

会議前に議事録の型を決める

会議名、日時、参加者、議題、決定事項、未決事項、担当者、期限を項目として用意します。録音や文字起こしを行う場合は、参加者への案内と社内の取り扱いルールを確認しましょう。

会議資料に出てくる商品名や略語を事前にまとめると、文字起こしの誤りを見つけやすくなります。音声が不明瞭な場所では、議事録の品質も不安定になりやすいため、録音環境を確認します。

まず固有名詞、数字、日付、発言者を確認します。その後、決定事項と提案を区別して要約します。「検討する」と話しただけの事項を「実施する」と変えてしまうと、後の作業に影響します。

依頼文には「会話にない担当者や期限を補わない」「確定していない内容は未決事項に入れる」「不明な発言は確認待ちにする」といった条件を加えます。

次の文字起こしから議事録の下書きを作成してください。項目は、議題・決定事項・未決事項・担当者別の宿題です。決定と提案を区別し、担当者や期限が明示されていない場合は「要確認」としてください。数字と固有名詞を変更しないでください。

これは出力の型をそろえるための例です。誤りを完全に防ぐものではないため、配布前の確認は必要です。

議事録の作成者と確認者を決め、修正後の版を正式な記録として共有します。下書きが複数あると混乱するため、保存先も統一しましょう。

録音から下書きができるまでの時間だけでなく、確認、修正、共有までの時間を比較します。会議の種類によって効果が違うため、定例会議と顧客商談は分けて記録すると判断しやすくなります。

手書きメモや箇条書きから整理することもできます。ただし、元の記録にない情報は復元できません。不足は参加者に確認してください。

最初は担当者の確認後に送信する運用が適しています。特に社外参加者がいる会議は共有範囲を確認しましょう。

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