AIで業務マニュアルを作る手順｜原資料の集め方と確認テンプレート
AIによる業務マニュアル作成は、担当者の説明や既存資料を手順へ整理する作業に向いています。ただし、実際には存在しない操作や承認条件を補わせないことが重要です。まず材料を集め、分からない点は「要確認」として残し、別の人が手順を再現して仕上げます。
AIへ渡す前にそろえる材料
作業の目的、開始条件、必要な権限、操作の記録、完成物、よくある例外を集めます。画面を撮影する場合は、顧客名や認証情報が映り込まないようにし、会社が許可した環境で扱います。
「このボタンを押す」という説明だけでは、システム変更後に使えなくなります。「承認済みの申請だけを処理対象にする」のような判断理由も記録すると、操作画面が変わっても更新しやすくなります。
手順書の構成テンプレート
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 目的 | この作業で何を完了させるか |
| 開始条件 | 依頼・期限・入力資料がそろっているか |
| 作業者 | 担当部署、必要な権限 |
| 手順 | 操作、確認する状態、次へ進む条件 |
| 例外 | エラーや資料不足の際の分岐 |
| 完了確認 | 件数、保存先、承認状況 |
| 更新管理 | 所有者、版、確認日 |
長い作業は工程ごとに分けます。一つの手順に複数の判断を詰め込むと、途中で失敗した場所を特定しにくくなります。
そのまま使える依頼文の例
次の作業記録だけを根拠に、業務手順書の下書きを作成してください。
目的／準備／手順／例外対応／完了確認の順に整理してください。
手順は「操作」「確認する状態」「根拠の記録番号」で分けてください。
記録にない画面名、権限、承認者を推測で追加しないでください。
不明点は最後の「担当者への確認事項」にまとめてください。
この指示でも正確さは保証されません。根拠番号を付ける目的は、確認者が原資料へ戻りやすくすることです。
架空の作業を使った修正例
元の記録が「申請を確認して登録する」だけなら、AIの出力に「上長へメールで承認を依頼する」と追加されても、その工程が実在するかは分かりません。担当者へ「承認済みかをどこで見るのか」「登録できない申請は何か」を確認してから追記します。
完成した下書きは、普段その作業をしない人にテスト環境で試してもらいます。迷った箇所、画面と違う箇所、足りない権限を記録します。読んで理解できたかではなく、同じ結果へ到達できたかを確かめます。
公開後の更新方法
マニュアルの所有者を決め、システム変更時と例外発生時に見直します。旧版を検索で参照できる状態にする場合は、現行版との区別を明確にします。AIに資料検索をさせる場合も、更新日と適用範囲を含めてください。
よくある質問
動画だけを渡せば完成しますか？
読み取れる範囲は製品や入力方法によります。操作理由や例外は動画だけでは分からないことがあるため、説明メモと担当者への確認を組み合わせます。
引き継ぎ資料と同じですか？
マニュアルは標準手順が中心です。案件の背景、関係者、判断の経緯などを引き継ぐ場合は、別の情報整理が必要です。
ZETTAiに相談する前に
元になる手順書、画面、担当者しか知らない例外処理を集めてください。ZETTAiのAIシステム開発・受託開発について、マニュアル作成と更新のどこを支援対象にするか相談できます。個別の支援範囲はご相談時に確認します。