Excelのデータ分析をAIで進めるには？集計前の整備と検算手順
Excelのデータ分析をAIに依頼するときは、先に「一行が何を表すか」「何を集計するか」を決めます。きれいなグラフができても、重複や税区分が混ざっていれば結論は変わります。AIには集計方法や式の提案を任せ、最終的な数字を元データと照合します。
ExcelをAIで分析する前に何を整える？
- 一行を一明細など同じ単位へそろえる。
- 見出しを一行にし、結合セルや途中の合計行を除く。
- 日付、金額、件数を文字列と混在させない。
- 税込・税抜、円・千円などの単位を明記する。
- 空欄、ゼロ、該当なしを区別する。
- 元データを保存し、加工用のコピーで作業する。
売上と入金は別の指標です。売上日で比較したいのか、入金日で資金を確認したいのかを最初に指定します。
AIの集計結果をどう検算する？
練習用売上CSVには、A商品の売上10,000円と20,000円、B商品の売上15,000円と返品マイナス5,000円を入れています。合計は40,000円、A商品30,000円、B商品10,000円です。全行を同じ集計対象とする練習用の値で、実績ではありません。
| 確認対象 | 元データから計算する値 | AIの結果と照合すること |
|---|---|---|
| A商品の売上 | 10,000円＋20,000円＝30,000円 | 2明細を両方含めているか |
| B商品の売上 | 15,000円−5,000円＝10,000円 | 返品を負数のまま扱っているか |
| 全体の売上 | 30,000円＋10,000円＝40,000円 | 商品別合計と全体合計が一致するか |
まず手計算できる規模で、この合計を再現できるか確認します。返品を除外したり、マイナスを正に変えたりすると別の数字になるため、処理条件を説明させます。
AIにはどのように分析を依頼する？
一行は売上明細です。金額は税抜の円で、返品は負数です。
すべての行を対象に商品別の売上合計を求めたいです。
集計前に列の型、空欄、明細IDの重複を確認してください。
重複候補は勝手に削除せず、対象行を示してください。
結果に、対象行数、除外した行と理由、総合計を付けてください。
Excelで再現できる集計手順も説明してください。
外部AIへファイルをアップロードする場合は、会社が許可した資料と環境を使います。顧客名など、分析に不要な情報を含めないことも大切です。
AIの分析結果はどこを確認する？
件数では入力行数と処理した行数を照合します。金額では分類別合計の合計が全体と一致するか確認します。個別行では極端に大きい値、返品、空欄を抽出して元の取引へ戻ります。
複数の表を結合した場合は、結合前後で行数や総額が増えていないかを調べます。一対多のデータを結ぶと、同じ売上を何度も数えることがあります。
グラフを作る前に何を確かめる？
前月より売上が増えていても、営業日数や商品構成が違えば単純比較はできません。「なぜ増えたか」をAIに自由に推測させず、件数、単価、対象期間など確認できる要因へ分けます。原因が未確認なら仮説として残します。
よくある質問
AIが作った数式はそのまま使えますか？
参照範囲、空欄の扱い、コピーした際の変化を確認します。小さな既知のデータで期待通りになるか試してください。
毎月同じ作業をする場合は？
入力形式と検算条件を固定し、更新時のエラー通知まで設計すると継続しやすくなります。
ZETTAiに相談する前に
対象のExcelファイル、列の定義、集計後に知りたいことを用意してください。ZETTAiのAIシステム開発・受託開発について、集計前の検算や処理の自動化範囲を相談できます。個別の支援範囲はご相談時に確認します。